Особенности комплектования архива детской школы искусств города Нурлат

Стоимость работы: 2 850 руб

Название работы
Особенности комплектования архива детской школы искусств города Нурлат
Тип
Дипломная работа
Предмет
Документоведение
Дата написания
27.06.2013
Объем
90 страниц
Введение
Глава 1. Общая характеристика архивного дела
1.1. Архивы и их значение
1.2. Нормативная база деятельности архивов
Вывод по 1 главе
Глава 2. Сущность и особенности организации документов
2.1. Специфика и особенности работы с архивными документами
2.2. Общая характеристика архивного фонда школ
Вывод по 2 главе
Глава 3. Особенности комплектования в Нурлатской детской школе искусств
3.1. Общая характеристика деятельности учреждения дополнительного образования «Нурлатская детская школа искусств»
3.2. Специфика комплектования в Нурлатской школе искусств
3.3. Особенности хранения документов в архиве школы искусств г. Нурлат
Вывод по 3 главе
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Актуальность исследования. Архивы во всем мире считаются главной составной частью национального наследия каждой страны. Они стали основной составляющей частью культурного богатства, поскольку совершенно необходимы для формирования национального сознания и определения конкретных особенностей этих стран.
Архивы, сохраняя свидетельства человеческой деятельности и поступков, обеспечивают преемственность действий властей и индивидуумов, способствуют развитию демократии и росту национального самосознания. Предоставляя доступ к документам, архивы тем самым способствуют реализации права народов на знание и изучение своей истории.
Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.
Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества.
В настоящее время, комплектование – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и др.
Тематика комплектования архива детской школы искусств зависит, прежде всего, от профиля и концертной деятельности школы. Кроме того на тематику комплектования влияют достижения в образовании детской школы искусств, появление творческих направлений. Поэтому изучение особенностей комплектования архивов является актуальной темой.
Цель исследования – особенности комплектования на примере Нурлатской детской школы искусств.
Объект исследования – архив детской школы искусств.
Предмет исследования – изучение особенности комплектования архива детской школы искусств г. Нурлат.
Цель и предмет исследования определяют ее задачи:
 исследование комплектования архива детской школы искусств;
 изучение архивного фонда школ, форм комплектования;
 анализ особенностей комплектования в Нурлатской детской школе искусств.
Гипотеза исследования – комплектование архива в Нурлатской детской школе искусств имеет свою особенность и специфику.
Методологическая основа исследования. В процессе работы были использованы труды Авакьяна С.А., Алексеева С.С., Баглая М.В., Габричидзе Б.Н., Барциц И.Н., Бахрах Д.Н., Бачило И.Л., Берг О.В., Бобровой Н.А., Бойцова В.В., .Бойцовой Л.В., Васильева В.И., Виноградова В.А., Зиновьева А.В., Иоффе О.С. , Исакова В.Б., Зражевской Т.Д., Колосовой Н.М., Кутафина О.Е., Лейста О.Э., Мамонова В.В., Раянова Ф.М., Тадевосян Э.В., Тихомирова Ю.А., Толкачева К.Б., Фадеева В.И., Черепанова В.А., Чиркина В.Е., Щугриной Е.С. и др.
Практическая значимость исследования заключается в том, что на сегодняшний момент очень мало информации касающиеся вопросов комплектования архивов в образовательных учреждениях, в том числе и детских школах искусств. Информация, полученная в ходе исслдования, может быть использована при организации работы архивов других образовательных учреждения.
Структура исследования. Работа состоит ведения, 3 глав, заключения и списка использованной литературы, состоящей из 51 источника. Объем работы 96 страниц.
Глава 1. Общая характеристика архивного дела
1.1. Архивы и их значение
Архивы были известны всем народам, достигавшим известной цивилизации. Во дворце Ашшурбанипала разобраны клинописи, содержащие законы, судебные приговоры, царские повеления и пр. документы Ассирийского царства. Эзра свидетельствовал уже об архивах Мидии и Вавилонии. Тертуллиан упоминает об архивах финикиян. Греческие историки были знакомы с архивами Египта. Архив евреев, помещавшийся в храме Соломона, сгорел
 использование документов, информирование руководителей и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов учреждений и граждан;
 контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организаций.
1.2. Нормативная база деятельности архивов
Архивное законодательство появилось в 1918 году с принятием Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 года « О реорганизации и централизации архивного дела». В последствии было много декретов и постановлений в области архивного дела. Основные современные законодательные акты появились в 90-х годах XX века .
В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет и обогащает их. При этом закон не отменяет права субъектов Российской Федерации принимать в пределах предоставленной им компетенции собственные архивные законы.
В настоящее время стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно- розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ ЭВМ и многие другие.
Вывод по 1 главе
Архив (греч. άρχεϊον) - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее приём, комплектование и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Глава 2. Сущность и особенности организации документов
2.1. Специфика и особенности работы с архивными документами
Рассмотрим специфику работы с архивными документами. Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.
Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим:
Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.
2.2. Общая характеристика архивного фонда школ
Комплектование фондов архива детской школы искусств представляет собой как теоретическую, так и практическую деятельность данного учреждения, направленную на выступление и участие в концертах и конкурсах, в результате которой возникает собрание концертов материальной культуры. Кроме того, эта работа даёт возможность получить информацию о духовной стороне жизни людей, так называемого неосязаемого (нематериального) достояния человечества: жизнь великих людей, их знания, умения, любовь к искусству, их представление об устройстве мира и места в нём человека.
 использование информационно-коммуникационных средств в обучении и поисковой деятельности учащихся;
 формирование информационной грамотности учащихся через активизацию их языковой компетентности в области музыкального искусства.
Сказанное требует, помимо применения традиционного оборудования и традиционных музыкальных инструментов и демонстрационных материалов, введения современного инструментария (детские клавишные синтезаторы) и в связи с этим компьютеризации процесса обучения (компьютер со звуковой картой и музыкально-программным обеспечением).
Драматургия урока в шкалах искусства предполагает наличие яркого кульминационного момента, который нередко возникает благодаря синтезу искусств. Наличие слайдов и соответствующих проекторов, репродукций, альбомов по искусству обеспечивает связи урока музыки с другими школьными предметами (изобразительное искусство, мировая художественная культура, литература и др.).
Вывод по 2 главе
Любая организация за период своего существования накапливает огромное количество документации, которую согласно российскому законодательству необходимо хранить определенное количество лет.
Глава 3. Особенности комплектования в Нурлатской детской школе искусств
3.1. Общая характеристика деятельности учреждения дополнительного образования «Нурлатская детская школа искусств»
Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Нурлатская детская школа искусств» официально была открыта 1 сентября 1965 года на основе детской музыкальной школы. На данный момент руководителем детской школы искусств в должности директора является Талгат Сафаргалеевич Бадыгин.
В отделении «Музыкальный театр», с учащимися работают профессиональные режиссеры и актеры. Ежегодно на отделении ставятся несколько новых спектаклей, в создание которых вносят большой вклад педагоги по сценической речи и движению, хормейстеры, хореографы и концертмейстеры. За последнее время особенно яркими были спектакли – «Золушка», «Буратино», «Страусенок Рокки», «Кот в сапогах», «Дедушкины басни», «Лоскутик и Облачко», «Русалочка», «Земля – планета детей», «Веселые марионетки», «Городок в табакерке», «Вилли-Винки».
Учащиеся школы искусств успешно совмещают учебный процесс с участием в Международных, Всероссийских фестивалях и. конкурсах, где ежегодно становятся лауреатами и дипломантами. Творческие коллективы и солисты школы искусств ежегодно участвуют во всех значительных мероприятиях г. Нурлат, в число которых входят и благотворительные выступления для ветеранов Великой Отечественной Войны и ветеранов труда, а также детей-инвалидов и детей-сирот.
3.2. Специфика комплектования в Нурлатской школе искусств
В школе искусств г. Нурлат для хранения документов, их отбора, учета, использования и подготовки к ведомственному хранению создается архив. Учреждение обеспечивает архив необходимым помещением,
оборудованием, кадрами.
Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
3.3. Особенности хранения документов в архиве школы искусств г. Нурлат
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив детской школы искусств г. Нурлат не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат:
 очистке от пыли и перемотке - архивные документы на магнитной ленте;
 очистке от загрязнений - архивные документы на дисковых носителях и архивные фотодокументы;
 акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;
 упаковыванию.
Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.
Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
Вывод по 3 главе
Архив школы искусств г. Нурлат создается как самостоятельное подразделение. Контроль за деятельностью архива школы искусств г. Нурлат осуществляет директор образовательного учреждения.
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения)
Заключение
Нурлатская детская школа искусств - муниципальное некоммерческое образовательное учреждение дополнительного образования детей. Деятельность школы направлена на развитие мотивации личности к познанию и творчеству, на реализацию дополнительных образовательных программ и услуг в интересах личности и общества. Школа осуществляет основные виды образовательной деятельности: индивидуальные занятия с детьми, коллективное музицирование, учебно-показательные мероприятия (фестивали, конкурсы, внеурочные мероприятия и т.п.). Содержание деятельности определяется учебными планами и программами, ведется методическая работа, направленная на повышение педагогического мастерства преподавателей.
Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.
Источниками комплектования архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.
После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.
Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.
Комплектование фондов архива детской школы искусств представляет собой как теоретическую, так и практическую деятельность данного учреждения, направленную на выступление и участие в концертах и конкурсах, в результате которой возникает собрание концертов материальной культуры. Кроме того, эта работа даёт возможность получить информацию о духовной стороне жизни людей, так называемого неосязаемого (нематериального) достояния человечества: жизнь великих людей, их знания, умения, любовь к искусству, их представление об устройстве мира и места в нём человека.
Комплектование фонда ведется по широкому спектру гуманитарных наук, органически связанных с театром, драматургией, кино, изобразительным и декоративно-прикладным искусством, историей и теорией литературы, культурологией, социологией искусства, историей России и зарубежных стран, этнографией и т. д. Книги, журналы, газеты, газетные вырезки, театральные программы, изобразительный листовой материал, т. е. те виды документов, из которых традиционно складывалось видовое многообразие фонда, дополняются коллекцией видеофильмов, изданий на CD и дискетах. Главная цель комплектования, безусловно, документирование концертной деятельности. Это означает, что через зафиксированные сведения о нематериальной жизни людей и предметов школьного значения в библиотечном собрании школы искусств должна создаваться максимально правдивая картина жизни общества на определённом этапе его развития.
Организация хранения документов в детской школы искусств г. Нурлат – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Система мер по организации хранения в детской школы искусств г. Нурлат должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
Список использованной литературы
1. Нормативно-правовые акты
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г. Вступил в силу 27 октября 2004 г.). - М.: Смарт, 2004
2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. N 552) - М.: Смарт, 2004
3. Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 г. N 290) - М.: Смарт, 2004
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, зарегистрированым в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059). - М.: Смарт, 2004
5. Методические рекомендации по отбору и передаче на государственное хранение документов общественных организаций / ЦГАОО РБ. – Уфа, 1995.
6. Примерная номенклатура дел организации общественно-политического движения. / «Мосгорархив». - М., 1992
7. Примерная номенклатура дел региональной организации политической партии (движения) / ЦДНИ УР. – Ижевск, 1998
8. Примерное положение об архиве негосударственной организации, общественного объединения / ЦДНИ УР. – Ижевск, 2004
9. Примерные методические рекомендации по организации текущего архива и последующей передаче документов общественно-политических партий и движений на государственное хранение / ЦДНИ НО. – Н.Новгород, 1993.
10. ГОСТ Р6.30 - 2003. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
11. ГОСТ Р1.5-2002 «Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».
12. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)
2. Специальная литература
1. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2005.
2. Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспекти¬ вы развития //Делопроизводство. — 2003. - № 2.
3. Acтaшкинa И., Mишин В. Методы классификации и типологии. М., 2007
4. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Доклады и сообщения на шестой международной научно-практической конференции, 24-25 ноября 1999 г. М., 2000
5. Варламов Н.Б. История развития нормативно-методической базы ДОУ - СПб.: Питер, 2004.
6. Вовкотруб О.В.,Фионова Л.А. Архивоведение. Пенза: Пен-ский госу. Универ, 2005
7. Гречихин А.А. Развитие системы информационных изданий: (Историко-книговедческий анализ) //Книга: Исслед. и материалы. 1973. Сб. 27. С. 28-48.
8. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004.
9. Еремченко В.А. Понимание «вечности» для архивного дела изменяющейся России // Изменяющаяся Россия и российские архивы на рубеже: Материалы конференции 1-2 марта 2001 г. - М., 2002.
10. Ивин А.С. Совершенствование функционирования работы государственных архивов на основе их автоматизации. – М.: Литера, 2002
11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003
12. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. – Кн. 1. Управленческое документоведение. – УрАГС: Екатеринбург, 2002.
13. Кирюхин Ю.Г., Фионова Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов. Пенза, 2005
14. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Терминологический словарь. Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005.
15. Коробейникова Л . С. Документационное обеспечение делового общения . – Воронеж : Воронежский государственный университет, 2003.
16. Козлов В.П. Российское архивное дело. - М.: Академия, 2005
17. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М.: Ифра-М, 2001
18. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2003.
19. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. - 2000. - № 3.
20. Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. М., 2000.
21. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2001.
22. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Дом «Герда», 2000.
23. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Дом «Герда», 2000.
24. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бу мажной основе: Методическое пособие. - М., 2002.
25. Статус категории и построение классификаторов методы классификации и кодирования информации. М.: 2003
26. Спивак В.А. Делопроизводство. СПб.: Питер, 2002.
27. Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986 . С.29.
28. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие. - М., 2003.
29. Тибодо К. Хранение и миграция электронных документов: положение на сегодняшний день // Вестник архивиста. 2000. №5-6.
30. Тимофеева А.К. Развитие архивоведения//Краевой вестник, 1998, № 12
31. Тихонов В.И. Когда наступит время «компьютерной палеографии»? // Круг идей: Историческая информатика в информационном обществе. Труды VII конференции Ассоциации «История и компьютер». М., 2001. С
32. Фионова Л.Р. Основы ДОУ. Конспект лекций. Пенза: Изд-во Пензенского государвенного университета, 2003.
33. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Пенза: Пензенский гос.университет, 2005
34. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению // Секретарь-референт - № 2 – 2008
35. Умаров С.Ю. Архивы и оптимизация их комплектования. – М.: Литера, 2006
36. Черешня А.Г. Об усилении источниковедческой составляющей в практике отбора современных документов в государственные архивы // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002 года. – М., 2002
37. Черешня АГ. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2003. № 5
38. Шибанов А.И. История развития архивного дела в России.- М.: Смарт, 2000
39. Яковлев П.А. Архивное дело. – М.: ПРИОР, 2007

Стоимость работы: 2 850 руб

x
Заказать звонок
Выберите Ваш город
Анкета соискателя
Оставить отзыв